|
|
|
System Obiegu Dokumentów inDruk
|
|
Specjaliści w dziedzinie przygotowania do druku i drukowania stają wobec trudnych wyzwań. Jak zachować rentowność, kiedy nakłady są mniejsze a cykl produkcyjny skomplikowany ? W jaki sposób zarządzać coraz bardziej skomplikowanym procesem produkcyjnym ? Jak zapewnić dobre porozumienie i współpracę załogi ? W jaki sposób sprawnie i szybko weryfikować wydajność pracowników ? Jak zredukować koszty ?
|
|
Zebranie i korzystanie z tych informacji wymaga zastosowania odpowiedniej technologii. Wymogi te w optymalny sposób spełnia oferta naszej firmy. Wychodząc naprzeciw potrzebom przedsiębiorstwa poligraficznego przygotowaliśmy kompleksowy zestaw inteligentnych rozwiązań które obejmują kalkulacje drukarską, ofertę, zamówienie, zlecenie druku, kartę technologiczną, gospodarkę magazynową, sprzedaż, śledzenie toku prac oraz relacje z klientami.
System Obiegu Dokumentów inDruk dzięki rozbudowanej funkcjonalności zapewnia wsparcie i automatyzację procesów biznesowych. Umożliwia pracę w trybie rzeczywistym zapewniając pełen przebieg informacji związanych ze zleceniem druku począwszy od wykonania kalkulacji drukarskiej poprzez ofertę, zamówienie a skończywszy na całkowitym zakończeniu prac i wystawieniu faktury. Dzięki zastosowaniu nowoczesnych technologii SQL Serwer zapewnia sprawną i bezawaryjną pracę, wysokie bezpieczeństwo, także łatwą skalowalność i szybkie dostosowanie oprogramowania do potrzeb klienta. Architektura klient - serwer nie wymusza wymiany starszych komputerów na nowe (
wymagania sprzętowe i programowe systemu). Całość prac obliczeniowych wykonywana jest po stronie serwera. System pracuje w środowisku Windows oraz Linux.
|
|
Zlecenie drukujest zbiorem informacji o wykonywanej czynności, pracy, statusie pracy, wykorzystanych materiałach. Wszystkie dokumenty zleceń druku są widoczne w programie w postaci tabeli, której wygląd można modyfikować pokazując najistotniejsze elementy zlecenia. Grubość czcionki oznajmia, które zlecenia są zrealizowane. Zwykły krój czcionki oznacza, że zlecenie jest już zrealizowane a faktura została wystawiona. Zlecenie oznaczone czcionką pogrubioną jest zleceniem niezrealizowanym. Zlecenie oznaczone na czerwono jest zleceniem, którego termin wykonania zbliża się lub już upłynął. Zlecenie oznaczone na zielono jest zaakceptowane przez klienta. Zlecenie błękitne zakończono prace. Otwarcie zlecenia daje możliwość podglądu oraz zweryfikowania informacji o zleceniodawcy, parametrach zlecenia, procesach technologicznych, przebiegu prac nad zleceniem, kontrolą mobilizacji pracowników. System posiada również funkcję kreowania wydruków według aktualnych potrzeb. Przykładowo spis wszystkich zrealizowanych zleceń wybranego kontrahenta w zdefiniowanym okresie czasu możemy przygotować w ciągu sekundy. Wszystkie zmiany wprowadzane w zleceniu druku są rejestrowane. System daje możliwość weryfikacji tych zmian.
|
Oferty wychodzącetworzone automatycznie na podstawie kalkulacji lub ręcznie można zapisać, wydrukować, wyeksportować do MsOutlooka lub Worda. Na podstawie tworzonych ofert można mierzyć skuteczność oferowania usług względem każdego potencjalnego klienta. Dzięki tej skutecznej metodzie opartej na zasadzie działania systemów klasy CRM (Customer Relationship Management) możemy bardzo szybko wyłonić klientów zdecydowanych którzy drukują nie bacząc na treść oferty oraz niezdecydowanych weryfikujących składniki oraz cenę oferty. Posiadając takie dane potrafimy bardzo łatwo przejść do akcji marketingowej wiedząc jak potraktować indywidualnego klienta. Ofertę zaakceptowaną przez klienta automatycznie przekształcamy w zlecenie druku. Praca w branży poligraficznej wymaga dużej ilość kontaktów z dostawcami różnych towarów najczęściej papierniczych. Miesięcznie w firmie przez system akceptacji przechodzi kilkadziesiąt różnorodnych zamówień zakupu. Sprawne i szybkie przeprowadzenie tego procesu przez system inDruk ma wpływ na efektywność pracy poszczególnych osób oraz kontrolowanie kosztów w firmieaz Linux.
Kalkulacje drukarskieto podstawowy moduł systemu aktywnie uczestniczący w procesie technologicznym. W fazie wykonywania kalkulacji, jeżeli nie nastąpi ingerencja użytkownika, program samodzielnie określi najkorzystniejszy format druku, ułożenie użytków oraz sposób rozłożenia poszczególnych części objętości na arkusze drukarskie, z uwzględnieniem możliwości stosowania płyt drukarskich w druku klasycznym lub na obracanie. Na podstawie inteligentnych cenników system wylicza wartość kalkulacji. Użytkownik może korzystać z wzorów liniowych jak i z krzywej ceny druku lub mieszać sposoby wyliczeń według własnych potrzeb lub usposobienia linii technologicznej drukarni. Program może rozważać w obrębie jednej kalkulacji kilka wariantów nakładu. W szczególnych przypadkach, kiedy przy najprostszym rozłożeniu objętości pracy na arkusze drukarskie pozostają wakaty, program może zaproponować różne sposoby montażu dla różnych wariantów nakładu. Na podstawie ustalonego przez użytkownika cennika program oblicza, czy bardziej ekonomiczna okaże się oszczędność płyt, czy papieru. Wykonaną kalkulację można błyskawicznie przekształcić w ofertę druku i wysłać ją do klienta bądź wydrukować.
Gospodarka magazynowaobejmuje prowadzenie magazynu papieru, płyt drukarskich, farb i innych surowców. W zakresie tego modułu system wspiera przechowywanie i zarządzanie informacjami oraz osób uczestniczących w procesach magazynowych. Zapewniona jest też kontrola stanów magazynowych z możliwością ostrzegania o ich zbyt niskim lub zbyt wysokim stanie. Generowane są dokumenty PZ, WZ, RW, PZ, MM.
Komunikaty produkcyjneto funkcja z pomocą której użytkownicy systemu mogą między sobą przekazywać informacje związane z produkcją. Przykładowo jeśli drukarz offsetowy pracujący na drugiej lub trzeciej zmianie przekaże informacje o małej ilości papieru osobie zajmującej się zamówieniami, papier zostanie zamówiony w odpowiednim czasie. Osoba odpowiedzialna za zamawianie papieru po wejściu do systemu (np. rano następnego dnia) otrzyma odpowiednią informację. W ten sposobem system inDruk uczestniczy w koordynowaniu procesów gospodarczych w drukarni.
|
Cechy i korzyści
System obiegu dokumentów gwarantuje:
- automatyzacje procesów biznesowych związanych ze zleceniem druku,
- pracę grupową związaną z rejestracją i obiegiem dokumentów,
- pracę w trybie on-line umożliwiającą otrzymywanie pełnych informacji o zleceniach oraz o postępie prac nad zleceniem,
- błyskawiczne tworzenie zestawień wybranych zleceń,
- tworzenie ofert handlowych oraz zamówień według wzorców,
- tworzenie kalkulacji drukarskich,
- wsparcie wyboru optymalnego arkusza drukarskiego,
- pełną historię przebiegu prac wykonanych w drukarni,
- szczegółowe informacje o zapoznaniu się z dokumentem zlecenia,
- możliwość wprowadzania zużywanych materiałów np. płyt ctp,
- ogólnie dostępną kartotekę zleceń, kontrahentów, osób kontaktowych, wykorzystanych materiałów, wykonanych prac, wykonanych ofert,
- wydruki zlecenia wewnętrznego, karty technologicznej oraz raportów,
- korespondencja czyli możliwość wyrażania spostrzeżeń oraz uwag pomiędzy użytkownikami systemu,
- elastyczny system praw dostępu odwzorowujący strukturę organizacyjna oraz kompetencje pracowników.
Korzyści z wdrożenia systemu:
- usprawnienie i zwiększenie wydajności pracy pracowników,
- zmniejszenie kosztów administracyjnych,
- zapewnienie błyskawicznego dostępu pracownikom do odpowiednich dokumentów i informacji,
- zapewnienie terminowości wykonywania prac,
- zwiększona kontrola i monitorowanie procesów zachodzących w organizacji, mogących wspomagać decyzje zmian organizacyjnych,
- wspomaganie wdrażania norm zarządzania poprzez jakość (ISO),
- zapewnienie powtarzania obsługi takich samych dokumentów lub wartości.
|
|
|
|
